پیدا کردن بهترین مسیر جهت رسیدن به مقصد در یک شهر یا کشور استفاده از نقشه راه‌ها می‌باشد. بر همین اساس در مسیر طراحی و پیاده‌سازی یک نرم‌افزار نیز به نقشه‌ای جهت پیدا کردن بهترین مسیر نیاز است و رسیدن به محصولی با کیفیت بدون نقشه امری بعید به نظر می‌رسد.
بهترین راه جهت هماهنگی هر چه بیشتر بین اعضای تیم و سایر ذینفعان هر پروژه و همچنین یکسان سازی خط فکری آنها، مستند سازی نیازهاست. این امر سبب می شود که همگی با انتخاب هدفی شفاف به درستی به سمت آن گام بردارند.
سند نیازمندی‌های نرم‌افزار که با عنوان «سند مشخصات نیارمندی‌های نرم‌افزار» نیز شناخته می‌شود سندی است که نگارش آن پیش از شروع پروژه پیاده‌سازی نرم‌افزار شروع و تمامی چالش‌ها، ویژگی‌ها و همه آنچه نیاز است تا به واسطه این محصول برطرف شود را پیش‌بینی و توصیف می‌کند.
این سند توسط تیم فنی توسعه نرم‌افزار نگارش خواهد شد و سایر متخصصین و همچنین ذینفعان پروژه می‌بایست در نگارش سند همراهی لازم را با تیم فنی داشته باشند.
در این سند هدف اصلی از تولید محصول نرم‌افزاری، شناسایی مخاطبین، نوع استفاده از نرم‌افزار، حوزه کاری آن، نیازهای کاربران، فرضیات و وابستگی‌ها، ویژگی‌ها و الزامات سیستم، نیازمندی‌های عملیاتی، الزامات روابط خارجی، ویژگی های سیستم و نیازمندیهای غیر عملیاتی سیستم گنجانده خواهد شد.